Jesteś programistą na B2B, wystawiasz jedną lub dwie faktury miesięcznie i płacisz 400 PLN za biuro rachunkowe, które w zasadzie klika za Ciebie trzy przyciski w systemie. Brzmi znajomo? Księgowość online B2B to temat, który w rozmowach programistów pojawia się prawie tak często jak wybór IDE. I słusznie - bo różnica między najtańszą a najdroższą opcją to kilka tysięcy złotych rocznie.
W tym artykule porównuję konkretne opcje: tradycyjne biuro rachunkowe, aplikacje do samodzielnej księgowości dla programisty, oraz modele pośrednie. Bez afiliacji, bez sponsoringu - tylko konkrety i liczby.
Trzy modele księgowości na B2B
Jako programista na B2B masz w praktyce trzy ścieżki prowadzenia księgowości. Każda ma swoje zalety i ograniczenia - i każda pasuje do innego profilu działalności.
1. Tradycyjne biuro rachunkowe
Klasyka. Wysyłasz faktury i dokumenty (najczęściej mailem lub przez portal), biuro robi resztę: księguje, wylicza podatki, generuje deklaracje ZUS i PIT. Masz przypisaną księgową, z którą możesz porozmawiać telefonicznie lub mailowo.
- Koszt: 300-600 PLN/mies. dla jednoosobowej działalności IT
- Zalety: zero wysiłku z Twojej strony, odpowiedzialność za błędy leży po stronie biura, możliwość konsultacji
- Wady: najdroższe rozwiązanie, tempo pracy zależy od biura, część biur ma przestarzałe systemy
2. Księgowość online z obsługą (model hybrydowy)
To model oferowany przez platformy takie jak inFakt, Taxe czy Księgowość online w wyższych planach. Korzystasz z nowoczesnej aplikacji do wystawiania faktur i zarządzania dokumentami, ale masz też przypisanego księgowego, który weryfikuje rozliczenia i pilnuje terminów.
- Koszt: 150-350 PLN/mies. w zależności od platformy i pakietu
- Zalety: nowoczesna aplikacja + ludzkie wsparcie, automatyzacja powtarzalnych zadań, niższy koszt niż tradycyjne biuro
- Wady: jakość obsługi zależy od platformy, księgowy obsługuje wielu klientów jednocześnie
3. Samodzielna księgowość z aplikacją
Robisz wszystko sam, korzystając z aplikacji takiej jak wFirma, inFakt (plan podstawowy), Taxe lub Fakturownia. Aplikacja prowadzi Cię przez proces: wystawiasz faktury, a system automatycznie generuje JPK_V7, wylicza zaliczki na podatek i składki ZUS.
- Koszt: 0-100 PLN/mies. (wiele platform ma darmowe plany dla prostych JDG)
- Zalety: najtańsze rozwiązanie, pełna kontrola nad terminami, dostęp 24/7
- Wady: odpowiedzialność za błędy leży po Twojej stronie, wymaga podstawowej wiedzy o podatkach, brak konsultacji
Ile kosztuje księgowa B2B? Porównanie cen w 2026
Pytanie ile kosztuje księgowa B2B to jedno z najczęstszych wśród programistów zakładających działalność. Oto realistyczne przedziały cenowe dla typowej jednoosobowej działalności IT (ryczałt lub liniowy, kilka faktur miesięcznie, brak pracowników):
| Rozwiązanie | Koszt/mies. | Koszt/rok | Ludzkie wsparcie |
|---|---|---|---|
| Samodzielnie (wFirma, darmowy plan) | 0 PLN | 0 PLN | Brak |
| Samodzielnie (inFakt, Taxe - płatny plan) | 49-99 PLN | 588-1 188 PLN | Chat/e-mail |
| Online z księgowym (inFakt, Taxe - pełna obsługa) | 150-350 PLN | 1 800-4 200 PLN | Dedykowany księgowy |
| Tradycyjne biuro rachunkowe | 300-600 PLN | 3 600-7 200 PLN | Pełna obsługa |
| Biuro rachunkowe + IP Box | 500-1 500 PLN | 6 000-18 000 PLN | Pełna + doradztwo |
Wniosek: Różnica między najtańszym a najdroższym rozwiązaniem to nawet 18 000 PLN rocznie. Dla programisty na ryczałcie z jednym klientem samodzielna księgowość online wystarczy w 90% przypadków.
Czego programista faktycznie potrzebuje od księgowości?
Zanim wybierzesz rozwiązanie, zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz. Typowy programista na B2B ma zaskakująco proste wymagania księgowe:
- Wystawianie faktur - 1-2 faktury miesięcznie, zawsze do tego samego klienta
- Obliczanie zaliczki na podatek - na ryczałcie to 12% od przychodu minus składki, automat w każdej aplikacji
- Generowanie JPK_V7 - obowiązkowy plik przesyłany do US, generowany automatycznie
- Wyliczanie składek ZUS - stałe kwoty, aplikacja przypomina o terminie
- Roczne zeznanie PIT - PIT-28 na ryczałcie lub PIT-36L na liniowym, generowany z danych rocznych
Czy naprawdę potrzebujesz za to płacić 400 PLN miesięcznie? Jeśli jesteś na ryczałcie, wystawiasz faktury w PLN do polskiej firmy i nie masz pracowników - odpowiedź brzmi: prawdopodobnie nie.
Biuro rachunkowe vs księgowość online - kiedy co wybrać?
Porównanie biuro rachunkowe vs księgowość online nie jest tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać. Oto kluczowe kryteria decyzji:
| Kryterium | Aplikacja (samodzielnie) | Biuro rachunkowe |
|---|---|---|
| Ryczałt, 1-2 faktury/mies. | Wystarczy | Przepłacasz |
| Liniowy, koszty firmowe | Wymaga wiedzy | Bezpieczniej |
| IP Box | Nie rób tego sam | Konieczne |
| Klienci zagraniczni (VAT EU) | Ryzykowne | Zalecane |
| Pierwszy rok na B2B | Możliwe z ostrożnością | Zalecane na start |
| Drugi+ rok, prosty model | Optymalny wybór | Zbędny wydatek |
Popularne aplikacje do księgowości online - porównanie
Na rynku jest kilka aplikacji, które programiści na B2B wybierają najczęściej. Oto ich porównanie pod kątem potrzeb typowego developera:
inFakt
Najpopularniejsza platforma wśród programistów. Oferuje zarówno plan do samodzielnej księgowości (od 0 PLN za sam fakturowy, ~79 PLN za pełną księgowość), jak i pełną obsługę z księgowym (~249-349 PLN/mies.). Mocna strona to intuicyjny interfejs, integracja z bankami i automatyczne generowanie deklaracji. Aplikacja mobilna pozwala wystawić fakturę z telefonu w 30 sekund.
wFirma
Darmowa w podstawowym wariancie dla ryczałtowców (ograniczenie do kilku dokumentów miesięcznie, co dla programisty z jednym klientem zazwyczaj wystarcza). Pełny plan kosztuje ~59-99 PLN/mies. Bardziej rozbudowana niż inFakt pod kątem księgowości - lepiej nadaje się dla osób na podatku liniowym z wieloma kosztami. Interfejs mniej nowoczesny, ale bardzo funkcjonalny.
Taxe
Stosunkowo nowa platforma, która stawia na automatyzację i prostotę. Plan samodzielny od ~49 PLN/mies., z księgowym ~199-299 PLN/mies. Wyróżnia się automatycznym pobieraniem wyciągów bankowych i kategoryzacją kosztów. Dobrze działa dla programistów pracujących dla zagranicznych firm (obsługa faktur w walutach obcych).
Fakturownia
Skupiona głównie na wystawianiu faktur (od 0 PLN), z opcjonalną integracją z modułem księgowym. Dobra opcja, jeśli potrzebujesz tylko narzędzia do fakturowania, a księgowość prowadzisz gdzie indziej lub sam obliczasz podatki.
Uwaga: Ceny zmieniają się - sprawdź aktualne cenniki na stronach platform. Podane kwoty są orientacyjne na początek 2026 roku. Wiele platform oferuje rabaty za roczną płatność z góry (często 10-20% taniej).
Samodzielna księgowość na ryczałcie - jak to wygląda w praktyce?
Jeśli jesteś na ryczałcie (a nasz kalkulator pomoże Ci sprawdzić, czy to optymalna forma), samodzielne prowadzenie księgowości to kwestia 15-30 minut miesięcznie. Oto jak wygląda typowy miesiąc:
- 1-5 dnia miesiąca: Wystawiasz fakturę za poprzedni miesiąc (2 minuty w aplikacji)
- Do 20 dnia: Aplikacja wylicza zaliczkę na podatek, przelewasz do US (automatyczny przelew lub generowany kod QR)
- Do 20 dnia: Opłacasz składki ZUS (stała kwota, aplikacja przypomina i generuje przelew)
- Do 25 dnia: Aplikacja generuje i wysyła JPK_V7 (jeden klik)
To naprawdę wszystko. Nie ma żadnej magii, którą biuro rachunkowe wykonuje za Ciebie. Na ryczałcie nie odliczasz kosztów, nie prowadzisz KPiR, nie kompletujesz dokumentów kosztowych. To jest dosłownie: faktura, podatek, ZUS, JPK. Cztery czynności miesięcznie.
Kiedy naprawdę potrzebujesz ludzkiej księgowej?
Samodzielna księgowość online B2B ma swoje granice. Oto sytuacje, w których warto zainwestować w profesjonalną obsługę:
IP Box
Jeśli korzystasz z ulgi IP Box (5% podatku od kwalifikowanego dochodu), potrzebujesz księgowej, która zna się na tym zagadnieniu. IP Box wymaga szczegółowej ewidencji kosztów przypisanych do kwalifikowanego prawa IP, odpowiednich zapisów w umowach z klientami i poprawnych deklaracji. Błąd w rozliczeniu IP Box to ryzyko kontroli skarbowej i konieczność dopłaty podatku z odsetkami. Więcej o ryzykach znajdziesz w artykule IP Box - dlaczego 5% podatku może być pułapką.
Klienci zagraniczni i VAT EU
Jeśli fakturujesz firmy z Unii Europejskiej, musisz poprawnie obsługiwać VAT EU (reverse charge), składać informacje podsumowujące VAT-UE i pilnować kursów walut. To nie jest rocket science, ale jeden błąd może spowodować naliczenie VAT-u tam, gdzie nie powinien być. Przy klientach spoza UE (USA, UK po Brexicie) dochodzi kwestia właściwego oznaczenia w JPK.
Zmiana formy opodatkowania
Raz w roku (do 20 lutego) możesz zmienić formę opodatkowania. Dobra księgowa przeliczy, czy bardziej opłaca Ci się ryczałt, liniowy czy IP Box na nadchodzący rok. To jednorazowa konsultacja, ale może zaoszczędzić Ci kilka-kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
Pierwszy rok na B2B
Jeśli dopiero zaczynasz na B2B, warto na początku mieć biuro rachunkowe lub przynajmniej plan z księgowym online. Przez pierwszy rok nauczysz się systemu, terminów i procedur. Po roku, gdy wszystko stanie się rutyną, możesz przejść na samodzielną księgowość i zaoszczędzić.
Kontrola skarbowa
Jeśli dostaniesz wezwanie z Urzędu Skarbowego, biuro rachunkowe (ze swoim ubezpieczeniem OC) jest bezcenne. Na samodzielnej księgowości odpowiadasz sam za każdy błąd. To rzadka sytuacja, ale warto mieć plan B.
Strategia optymalna: start z biurem, przejście na samodzielność
Na podstawie doświadczeń wielu programistów na B2B rekomendowana ścieżka wygląda tak:
- Miesiące 1-12 (pierwszy rok): Biuro rachunkowe lub platforma online z księgowym (150-350 PLN/mies.). Uczysz się systemu, rozumiesz terminy, pytasz o wątpliwości.
- Od 2. roku: Przejście na samodzielną księgowość online (0-100 PLN/mies.), jeśli jesteś na ryczałcie i masz prostą sytuację. Oszczędzasz 2 000-5 000 PLN rocznie.
- Raz w roku: Jednorazowa konsultacja z doradcą podatkowym przed zmianą formy opodatkowania (200-500 PLN). Upewniasz się, że jesteś na optymalnej formie.
Pro tip: Wiele platform oferuje bezpłatne przeniesienie danych z biura rachunkowego. Wystarczy poinformować biuro o rozwiązaniu umowy (zwykle 1-miesięczny okres wypowiedzenia) i podać dane nowego systemu. Cała procedura trwa mniej niż tydzień.
Checklist: czy możesz prowadzić księgowość samodzielnie?
Odpowiedz na poniższe pytania. Jeśli na wszystkie odpowiesz "tak" - samodzielna księgowość online jest dla Ciebie:
- Jestem na ryczałcie ewidencjonowanym (nie na liniowym z wieloma kosztami)
- Wystawiam maksymalnie kilka faktur miesięcznie
- Fakturuję w PLN do polskich firm (lub mam proste faktury zagraniczne)
- Nie korzystam z IP Box
- Nie mam pracowników ani podwykonawców
- Nie prowadzę sprzedaży towarów (tylko usługi)
- Potrafię dotrzymywać terminów (20. i 25. dzień miesiąca)
Jeśli choć jedno "nie" dotyczy IP Box, VAT EU lub klientów zagranicznych - rozważ przynajmniej model hybrydowy (aplikacja online z dostępem do księgowego). Koszt 150-250 PLN miesięcznie to niewielka cena za spokój ducha.
Podsumowanie
Księgowość dla programisty na B2B nie musi kosztować 400-600 PLN miesięcznie. Jeśli jesteś na ryczałcie z prostą działalnością, samodzielna aplikacja za 0-100 PLN/mies. wystarczy w zupełności. Tradycyjne biuro rachunkowe ma sens przy IP Box, klientach zagranicznych z VAT EU lub w pierwszym roku na B2B, gdy uczysz się systemu.
Kluczowa zasada: nie przepłacaj za prostotę, ale nie oszczędzaj tam, gdzie błąd może kosztować wielokrotnie więcej. Sprawdź ile naprawdę zostaje Ci na rękę i zainwestuj zaoszczędzone na księgowości pieniądze w coś, co faktycznie zwiększy Twoje przychody.