Jak założyć działalność gospodarczą jako programista w 2026

Przejście na B2B to dla wielu programistów naturalny krok w karierze. Wyższe zarobki, elastyczność, możliwość odliczania kosztów - korzyści są oczywiste. Ale sam proces zakładania działalności może wydawać się skomplikowany.

W tym przewodniku przeprowadzę Cię przez każdy krok - od rejestracji po pierwszą fakturę. Zero urzędniczego żargonu, same konkrety.

Zanim zaczniesz - co przygotować

Przed rozpoczęciem rejestracji upewnij się, że masz:

• Profil Zaufany - do logowania na biznes.gov.pl (możesz założyć przez bank online)
• Numer PESEL - będzie potrzebny we wniosku
• Adres zamieszkania - może być też adresem firmy
• Numer konta bankowego - osobiste na start, firmowe założysz później
• Umowę lub ofertę od klienta - żebyś wiedział od kiedy startować

Krok 1: Rejestracja w CEIDG (15-30 minut)

CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) to państwowy rejestr jednoosobowych firm. Rejestracja jest bezpłatna i możesz ją zrobić całkowicie online.

Jak się zarejestrować:

1. Wejdź na biznes.gov.pl
2. Kliknij "Załóż firmę"
3. Zaloguj się przez Profil Zaufany
4. Wypełnij formularz CEIDG-1

Najważniejsze pola we wniosku:

Data rozpoczęcia działalności - możesz wybrać dzień złożenia wniosku lub datę przyszłą. Nie wybieraj daty wstecznej (komplikuje ZUS).

Kod PKD - dla programistów główny kod to:

• 62.01.Z - Działalność związana z oprogramowaniem (najczęściej wybierany)
• 62.02.Z - Doradztwo w zakresie informatyki (opcjonalnie jako dodatkowy)
• 62.09.Z - Pozostała działalność usługowa w zakresie IT (opcjonalnie)

Możesz wybrać kilka kodów PKD - główny określa "profil" firmy, ale dodatkowe dają elastyczność.

Adres firmy - może być Twój adres zamieszkania. Jeśli wynajmujesz, sprawdź czy umowa najmu pozwala na prowadzenie działalności (większość pozwala na "cichą" działalność biurową).

Nazwa firmy - musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz dodać fantazyjną część, np. "Jan Kowalski - DevStudio" lub po prostu "Jan Kowalski".

Krok 2: Wybór formy opodatkowania

To jedna z najważniejszych decyzji. Formę wybierasz we wniosku CEIDG i możesz ją zmienić tylko na początku roku (do 20 stycznia).

Opcje dla programisty:

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (12%)

Najczęstszy wybór dla programistów. Płacisz 12% od przychodu (bez odliczania kosztów). Prosty w rozliczeniu, niski podatek.

• Zalety: Niski podatek, proste rozliczenie, minimum dokumentów
• Wady: Nie odliczysz kosztów (sprzęt, szkolenia)
• Dla kogo: Programistów z przychodami 100k-500k PLN/rok bez dużych kosztów

Podatek liniowy (19%)

Płacisz 19% od dochodu (przychód minus koszty). Opłaca się gdy masz wysokie koszty.

• Zalety: Odliczasz koszty, stała stawka niezależnie od dochodu
• Wady: Wyższa stawka niż ryczałt, więcej dokumentacji
• Dla kogo: Osób z kosztami > 40% przychodu (rzadkie wśród programistów)

Skala podatkowa (12% i 32%)

Progresywny podatek - 12% do 120 000 PLN dochodu, 32% powyżej. Możesz korzystać z ulg (na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem).

• Zalety: Ulgi podatkowe, niższy podatek przy niskich dochodach
• Wady: Wysoki podatek 32% powyżej progu
• Dla kogo: Osób z niskimi dochodami lub dużymi ulgami

IP Box (5%)

Preferencyjny podatek 5% dla dochodów z praw własności intelektualnej (tworzenie oprogramowania).

• Zalety: Najniższy podatek, znaczące oszczędności
• Wady: Wymaga opinii prawnej (3-8k PLN), szczegółowej ewidencji, droższej księgowości
• Dla kogo: Programistów z dochodami > 150-200k PLN/rok, którzy tworzą autorski kod

Krok 3: Rejestracja do ZUS (7 dni)

Po rejestracji w CEIDG musisz zgłosić się do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Możesz to zrobić:

• Online przez PUE ZUS (platforma usług elektronicznych)
• Osobiście w oddziale ZUS
• Przez księgową (większość to załatwia)

Który formularz wypełnić?

• ZUS ZUA - jeśli działalność to Twoje jedyne źródło dochodu (pełne składki)
• ZUS ZZA - jeśli masz etat z wynagrodzeniem >= minimalnym (tylko składka zdrowotna)

Rodzaje ZUS dla nowej działalności:

Ulga na start (6 miesięcy)

Przez pierwsze 6 pełnych miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną (~380 PLN/msc w 2026). Brak składek społecznych (emerytalnej, rentowej).

Warunek: Nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące)

Po Uldze na start możesz przez 24 miesiące płacić obniżone składki społeczne (~450 PLN/msc + składka zdrowotna). Łącznie ~830 PLN/msc.

Pełny ZUS (po 30 miesiącach)

Po wykorzystaniu ulg płacisz pełne składki: ~1 600-1 700 PLN/msc składki społeczne + składka zdrowotna (zależna od formy opodatkowania).

Krok 4: VAT - rejestrować się czy nie?

Kwestia VAT często budzi najwięcej wątpliwości. Dla programistów sytuacja jest stosunkowo prosta:

Zwolnienie podmiotowe (do 200 000 PLN/rok)

Jeśli Twój roczny obrót nie przekracza 200 000 PLN, możesz korzystać ze zwolnienia z VAT. Nie doliczasz VAT do faktur, nie składasz deklaracji JPK_VAT.

Zalety: Prostota, mniej dokumentów
Wady: Nie odliczysz VAT od zakupów (np. MacBook kosztuje Cię 100% ceny brutto)

Czynny VAT-owiec

Możesz dobrowolnie zarejestrować się jako czynny VAT-owiec (VAT-R). Doliczasz 23% VAT do faktur i odprowadzasz go do urzędu, ale możesz odliczyć VAT od zakupów firmowych.

Dla programistów B2B: VAT jest zazwyczaj "neutralny" - Twój klient (firma) i tak odliczy VAT, więc cena netto jest taka sama. A Ty możesz odliczać VAT od sprzętu.

VAT-UE (usługi dla firm z UE)

Jeśli świadczysz usługi dla firm z innych krajów UE, musisz zarejestrować się do VAT-UE (formularz VAT-R z zaznaczeniem transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Usługi programistyczne dla firm z UE są objęte odwrotnym obciążeniem - wystawiasz fakturę bez VAT, a klient rozlicza VAT w swoim kraju.

Krok 5: Konto firmowe

Technicznie możesz używać konta osobistego, ale zdecydowanie zalecam założenie konta firmowego:

• Łatwiejsze rozliczenia i kontrola finansów
• Profesjonalny wygląd (nazwa firmy w przelewach)
• Oddzielenie finansów osobistych od firmowych
• Niektórzy klienci wymagają konta firmowego

Gdzie założyć?

Większość banków oferuje darmowe konta firmowe (przynajmniej na start):

• mBank - darmowe konto, dobra aplikacja
• ING - popularne wśród freelancerów
• Nest Bank - bez opłat
• Santander - darmowe przez rok

Po założeniu konta zaktualizuj numer w CEIDG (przez biznes.gov.pl).

Krok 6: Znajdź księgową

Czy potrzebujesz księgowej? Technicznie na ryczałcie możesz prowadzić księgowość samodzielnie. Ale:

• Koszt księgowej (200-400 PLN/msc) to ułamek Twoich zarobków
• Błędy podatkowe mogą być bardzo kosztowne
• Oszczędzasz czas i stres
• Księgowa doradzi w kwestiach podatkowych

Na co zwrócić uwagę przy wyborze:

• Doświadczenie z IT/B2B - rozumie specyfikę branży
• Znajomość IP Box - jeśli planujesz w przyszłości
• Dostępność online - wysyłanie dokumentów mailem/przez aplikację
• Jasne ceny - bez ukrytych opłat

Koszt: 200-400 PLN/msc za podstawową obsługę ryczałtu, 400-800 PLN/msc przy IP Box.

Krok 7: Pierwsza faktura

Możesz wystawiać faktury gdy:

1. Masz zarejestrowaną działalność w CEIDG
2. Jesteś zgłoszony do ZUS
3. Masz NIP (otrzymujesz automatycznie przy rejestracji)

Co musi zawierać faktura:

• Data wystawienia i numer faktury
• Dane sprzedawcy (Twoje) i nabywcy (klienta)
• NIP obu stron
• Opis usługi
• Kwota netto, stawka VAT (lub adnotacja o zwolnieniu), kwota brutto
• Termin płatności

Narzędzia do fakturowania:

• Fakturownia - popularna, intuicyjna
• inFakt - z wbudowaną księgowością
• iFirma - kompleksowe rozwiązanie
• Arkusz Excel/Google Sheets - minimum, ale działa

Checklist - wszystko w jednym miejscu

Oto kompletna lista kroków do założenia działalności:

1. Przygotuj dokumenty
   • Profil Zaufany
   • Dane osobowe (PESEL, adres)
   • Numer konta bankowego
2. Zarejestruj działalność w CEIDG
   • biznes.gov.pl → Załóż firmę
   • PKD: 62.01.Z
   • Forma opodatkowania: ryczałt 12%
3. Zgłoś się do ZUS (w ciągu 7 dni)
   • Formularz ZUS ZUA lub ZZA
   • Wybierz Ulgę na start
4. Zdecyduj o VAT
   • Zwolnienie podmiotowe lub czynny VAT
   • VAT-UE jeśli klienci z UE
5. Załóż konto firmowe
   • Zaktualizuj numer w CEIDG
6. Znajdź księgową
   • Z doświadczeniem w IT/B2B
7. Wystaw pierwszą fakturę
   • Użyj programu do fakturowania

Najczęstsze błędy przy zakładaniu działalności

1. Złe PKD

Wybierz 62.01.Z jako główny kod. Inne kody (np. 62.02.Z - doradztwo) mogą komplikować rozliczenia lub uniemożliwiać korzystanie z ryczałtu 12%.

2. Zbyt wczesna data rozpoczęcia

Nie wybieraj daty wstecznej - komplikuje to zgłoszenie do ZUS i może generować zaległości. Lepiej wybrać datę dzisiejszą lub przyszłą.

3. Brak zgłoszenia do ZUS

Masz tylko 7 dni na zgłoszenie. Spóźnienie = odsetki i problemy. Ustaw przypomnienie!

4. Nieznajomość zasad VAT przy klientach zagranicznych

Usługi dla firm z UE wymagają VAT-UE i odwrotnego obciążenia. Błędy mogą być kosztowne - skonsultuj z księgową.

5. Brak poduszki finansowej

Pierwsze składki ZUS płacisz dopiero po miesiącu, ale warto mieć zapas na nieprzewidziane wydatki.

Ile to wszystko kosztuje?

Miesięczne koszty prowadzenia działalności jako programista (przy ryczałcie 12%):

• ZUS Ulga na start: ~380 PLN/msc
• Księgowość: 200-400 PLN/msc
• Konto firmowe: 0-50 PLN/msc
• Fakturowanie: 0-50 PLN/msc

Łącznie: ~600-900 PLN/msc na start. Po Uldze na start ZUS wzrasta.

Podsumowanie

Założenie działalności gospodarczej jako programista nie jest trudne:

• Rejestracja CEIDG - 15-30 minut online, bezpłatna
• Forma opodatkowania - zacznij od ryczałtu 12%
• ZUS - skorzystaj z Ulgi na start (6 msc tylko zdrowotna)
• VAT - zwolnienie do 200k lub czynny VAT
• Księgowa - warto, nawet na ryczałcie (200-400 PLN/msc)

Cały proces można zrealizować w jeden dzień. A korzyści finansowe mogą wynosić dziesiątki tysięcy złotych rocznie.