Pierwszy rok na B2B - co musisz wiedzieć

Właśnie zdecydowałeś się przejść na B2B. Gratulacje - to dobra decyzja finansowo (przy odpowiedniej stawce). Ale teraz czeka Cię lawina formalności, o których nikt Ci nie powiedział.

Ten artykuł to checklist wszystkiego, co musisz zrobić i wiedzieć w pierwszym roku działalności.

Krok 1: Założenie działalności (JDG)

Rejestracja w CEIDG

Wejdź na ceidg.gov.pl i wypełnij wniosek online. Potrzebujesz:

• Profil zaufany lub e-dowód
• 15-20 minut czasu
• Dane: adres siedziby, nazwa firmy, kod PKD

Kod PKD dla programisty

Wybierz 62.01.Z - "Działalność związana z oprogramowaniem". Możesz dodać też:

• 62.02.Z - Doradztwo w zakresie informatyki
• 62.09.Z - Pozostała działalność usługowa w zakresie IT
• 63.11.Z - Przetwarzanie danych, zarządzanie stronami

Nazwa firmy

Musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz dodać coś więcej:

• ✅ "Jan Kowalski" - minimalistycznie
• ✅ "Jan Kowalski Software Development" - profesjonalnie
• ❌ "SuperCode Solutions" (bez imienia) - niedozwolone dla JDG

Krok 2: Wybór formy opodatkowania

To najważniejsza decyzja. Masz trzy opcje:

Ryczałt 12% (rekomendowany)

Dla 90% programistów to najlepsza opcja:

• ✅ Prosty - płacisz 12% od przychodu
• ✅ Niski podatek - 12% zamiast 19% (liniowy) czy 32% (skala)
• ✅ Uproszczona księgowość - tylko ewidencja przychodów
• ❌ Nie odliczysz kosztów - ale większość programistów ich nie ma

Podatek liniowy 19%

Ma sens tylko gdy:

• Masz wysokie koszty (>40% przychodu) - sprzęt, szkolenia, podwykonawcy
• Planujesz IP Box (5% od dochodów z IP)

Skala podatkowa (12%/32%)

Rzadko opłacalna na B2B. Ma sens gdy zarabiasz mało (poniżej 120k rocznie) i masz dużo kosztów.

Krok 3: ZUS - ulgi i terminy

Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy)

Przez 6 pełnych miesięcy płacisz tylko składkę zdrowotną:

• Składka zdrowotna: ~380-420 PLN/msc (zależy od formy opodatkowania)
• Składki społeczne: 0 PLN
• Razem: ~380-420 PLN/msc

ZUS preferencyjny (kolejne 24 miesiące)

Po uldze na start masz 24 miesiące preferencyjnego ZUS:

• Składki społeczne: ~330 PLN/msc
• Składka zdrowotna: ~380-420 PLN/msc
• Razem: ~650-750 PLN/msc

Pełny ZUS (po 30 miesiącach)

Po wykorzystaniu ulg płacisz pełne składki:

• Składki społeczne: ~1 200 PLN/msc
• Składka zdrowotna: ~380-600 PLN/msc (zależy od przychodu przy ryczałcie)
• Razem: ~1 600-1 800 PLN/msc

Terminy płatności ZUS

• Do 20. dnia miesiąca - za poprzedni miesiąc
• Możesz ustawić zlecenie stałe w banku
• Za spóźnienie - odsetki (niewielkie, ale po co)

Krok 4: Księgowość

Opcja 1: Sam (tylko ryczałt)

Przy ryczałcie księgowość jest prosta:

• Wystawiasz faktury (np. Fakturownia, inFakt - darmowe plany)
• Prowadzisz ewidencję przychodów (arkusz Excel wystarczy)
• Co miesiąc płacisz zaliczkę na podatek (do 20.)
• Raz w roku składasz PIT-28

Koszt: 0 PLN, ale wymaga dyscypliny i podstawowej wiedzy.

Opcja 2: Księgowa online

Najpopularniejsze rozwiązanie:

• inFakt, Taxe, wFirma - od 100 PLN/msc
• Wysyłasz faktury, oni robią resztę
• Dobre wsparcie dla prostych przypadków

Opcja 3: Tradycyjna księgowa

Dla bardziej skomplikowanych przypadków:

• Koszt: 200-500 PLN/msc
• Lepsza gdy masz IP Box, wielu klientów, faktury zagraniczne
• Możesz zadzwonić i zapytać

Krok 5: Konto firmowe

Technicznie nie musisz mieć osobnego konta firmowego, ale:

• Ułatwia księgowość (wszystkie wpływy/wypływy firmowe w jednym miejscu)
• Wygląda profesjonalnie na fakturze
• Niektórzy klienci wymagają

Darmowe konta firmowe

• mBank - darmowe przy obrotach >1000 PLN/msc
• Nest Bank - darmowe bez warunków
• Alior Bank - darmowe przez pierwszy rok

Krok 6: Pierwsza faktura

Co musi zawierać faktura

• Data wystawienia i numer faktury
• Twoje dane: nazwa firmy, adres, NIP
• Dane klienta: nazwa, adres, NIP (jeśli firma)
• Opis usługi (np. "Usługi programistyczne - styczeń 2026")
• Kwota netto
• VAT (jeśli jesteś VAT-owcem) lub "zw. z VAT na podstawie art. 113 ust. 1"
• Kwota brutto
• Numer konta bankowego

VAT czy bez?

Przy obrotach do 200 000 PLN/rok możesz być zwolniony z VAT:

• Bez VAT: Prostsze, nie musisz składać JPK_VAT. Ale nie odliczysz VAT od zakupów.
• Z VAT: Musisz doliczać 23% do faktury, ale odliczasz VAT od sprzętu, szkoleń itd.

Dla większości programistów (mało zakupów) - bez VAT jest prostsze.

Krok 7: Terminy i obowiązki

Co miesiąc

• Do 20. - zapłać ZUS
• Do 20. - zapłać zaliczkę na podatek (lub do 25. jeśli kwartalnie)
• Do 25. - JPK_VAT (jeśli jesteś VAT-owcem)

Co rok

• Do 30 kwietnia - złóż PIT-28 (ryczałt) lub PIT-36L (liniowy)
• Do 20 stycznia - możesz zmienić formę opodatkowania na nowy rok

Checklist: pierwszy miesiąc

1. ☐ Zarejestruj JDG w CEIDG
2. ☐ Zgłoś się do ZUS (automatycznie lub przez PUE ZUS)
3. ☐ Wybierz formę opodatkowania (ryczałt!)
4. ☐ Załóż konto firmowe
5. ☐ Wybierz księgową / system do faktur
6. ☐ Podpisz umowę z klientem
7. ☐ Wystaw pierwszą fakturę
8. ☐ Załóż IKE i IKZE (od razu!)

Typowe błędy początkujących

1. Brak poduszki finansowej

Klient może opóźnić płatność o 30-60 dni. Miej minimum 2-3 miesiące wydatków na koncie.

2. Zapominanie o ZUS

Ustaw zlecenie stałe. Spóźnienie = odsetki + stres.

3. Brak umowy pisemnej

Zawsze miej pisemną umowę z klientem. Minimum: stawka, zakres, terminy płatności, okres wypowiedzenia.

4. Ignorowanie IKE/IKZE

To darmowe pieniądze (ulgi podatkowe). Załóż od pierwszego miesiąca i wpłacaj regularnie.

5. Wybór złej formy opodatkowania

Nie słuchaj kolegów - policz sam. Dla 90% programistów ryczałt jest najlepszy.

Podsumowanie

Pierwszy rok na B2B wymaga trochę papierkowej roboty, ale da się to ogarnąć:

1. Zarejestruj JDG przez CEIDG (15 minut)
2. Wybierz ryczałt 12% (najprostszy i najkorzystniejszy)
3. Korzystaj z ulg ZUS (oszczędzisz ~30 000 PLN przez 30 miesięcy)
4. Weź księgową online na start (~150 PLN/msc)
5. Załóż IKE + IKZE od pierwszego dnia

Po kilku miesiącach to będzie rutyna. A dodatkowe pieniądze na koncie - przyjemna nagroda za ogarnięcie formalności.